Para grandes acervos
Seja bem vindo à DOTEC!
Você encontrou a solução para a guarda de seus documentos com a economia do espaço físico que hoje mantém reservado para os mesmos, muitas vezes localizado em áreas nobres com alto custo financeiro e a disponibilidade de tempo para localizá-los.
Através de um cadastro feito pelo próprio Usuário no portal da DOTEC, por um valor atrativo, você utilizará seu sistema de guarda e controle de documentos!
É de fácil entendimento, podendo ser utilizado por todas as atividades, tanto a nível pessoal quanto profissional. Veja em nossos vídeos como funciona o sistema!
Ao efetivar o seu cadastro e após a compensação da taxa de adesão, será enviada através de e-mail a notificação de liberação para a utilização de nosso sistema. Então você poderá montar a estrutura de seu arquivo da maneira que melhor lhe convier, facilitando a organização de sua documentação, criando através destas pastas uma metodologia própria e única para manter seus documentos arquivados e organizados.
Você poderá criar usuários secundários para a visualização e solicitação de movimentação do seu banco de dados, de qualquer computador com acesso a internet, proporcionando a disseminação da informação àqueles envolvidos na tarefa profissional ou pessoal.
Para facilitar a movimentação do acervo poderão ser incluídos outros endereços além do inicialmente cadastrado, desde que estejam dentro da nossa área de atendimento, como por exemplo: o de uma filial ou de cada escritório de sua Empresa ou consultório.
Após o cadastro e a montagem da árvore de estrutura de seu banco de dados, você poderá solicitar a quantidade de caixas que desejar para acondicionar seus documentos. As caixas fornecidas comportam até 20 quilos de documentos em seus 408 x 360 x 247 mm.
Ao solicitar uma caixa ao sistema, a mesma surgirá virtualmente em seu banco de dados para a inserção de informações: nome da caixa e descrição. A partir deste momento será cobrado, mensalmente, o valor referente ao armazenamento de cada caixa solicitada. Após a identificação da caixa virtual você poderá movê-la para dentro de qualquer outra pasta anteriormente criada.
Bem! Até agora você criou sua estrutura de pastas, solicitou sua caixa e a identificou no sistema, enquanto isso nos encarregamos de entregá-la, sem qualquer custo de frete, seu endereço cadastrado para movimentação, já etiquetada para o acondicionamento dos documentos.
De posse da caixa os documentos nela acondicionados serão inventariados pelo cliente em nosso sistema, clicando sobre a caixa virtual de número correspondente a que está sendo trabalhada no momento e no ícone “incluir documento”. Repetir esta tarefa para cada documento ou grupo de documentos alocados na caixa. Quando esta tarefa de acondicionamento e inventário estiver concluída, através do próprio portal você solicita a retirada da mesma de suas instalações. Serão cobrados no fechamento do período os valores correspondentes aos fretes utilizados, exceto o da entrega inicial da caixa, que é por nossa conta.
Agora que você está com sua árvore de pastas e subpastas concluída e com suas caixas identificadas, ao clicar com o mouse sobre a figura da caixa o sistema apresentará a descrição de cada documento contido na mesma.
Acontecendo a necessidade de pesquisa de algum documento, basta acessar o Portal DOTEC de qualquer computador, abrir o seu banco de dados utilizando sua chave e senha de acesso, colocar o cursor no campo “pesquisa”, digitar a palavra chave e realizar a mesma! Ao localizar a caixa que contém o documento procurado, clique com o botão da direita do mouse e sobre o ícone “solicitar caixa”. Em até 48h úteis estaremos entregando a você!
De posse de sua caixa e ao término da utilização do documento, basta colocá-lo de volta na mesma caixa, acessar o portal e solicitar a retirada da mesma para retorno às estantes da DOTEC. Em até 48h úteis estaremos retirando a caixa de suas instalações.
Cabe informar que em toda movimentação executada será cobrado o valor correspondente ao frete, tanto para entrega quanto para retirada de cada caixa solicitada. Mesmo durante o período em que a caixa estiver em suas instalações, será cobrado o valor mensal correspondente ao armazenamento por termos que disponibilizar o espaço para a mesma.
Mensalmente será aferido o número de caixas utilizadas pelo cliente e todas as solicitações de movimentação. Aí então, será emitida uma fatura que estará disponibilizada no próprio portal para pagamento. Este pagamento poderá ser realizado através do portal ou na rede bancária.
Acreditamos que esta ferramenta facilitará no controle dos documentos de forma rápida e eficaz, e proporcionará aos nossos Clientes economia com espaço físico, mobilidade na utilização do sistema e agilidade na localização de seus documentos.
Agora só falta você se cadastrar!
Bom trabalho a todos!
DOTEC
Pra você
A DOTEC disponibiliza uma ferramenta com a qual você pode gerenciar seus documentos através da web e guardá-los conosco. Não tem perda de tempo, muito menos de dinheiro.
Nosso objetivo principal é a organização da informação documental de grandes, médias, pequenas, microempresas e profissionais liberais, auxiliando-os na guarda de seus documentos.
A DOTEC dá todo o suporte para você não ter problemas no futuro por uma simples perda de documentos. Temos uma área com espaço físico adequado para manter a integridade de qualquer tipo de documento.
Veja em nossos vídeos como funciona o sistema.
Agora só falta você se cadastrar para começar a utilizar nosso sistema.
Para sua Empresa
Como a informação é o quarto fator de produção, não há quem questione que a rapidez em obter as informações documentais é fundamental e, portanto, é um investimento de alto retorno.
Além do serviço de Guarda de Documentos a DOTEC oferece uma grade completa de serviços para o desenvolvimento de um efetivo Programa de Gerenciamento de Documentos e Informações de uso corrente, intermediário e permanente, com o tratamento de todo o conjunto documental.
A DOTEC pode fornecer grandes benefícios para sua empresa, entre eles: saber o que arquivar, onde arquivar e como fazê-lo.
Entre em contato conosco que será um prazer trabalharmos juntos!
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